Introdução
A BP – Beneficência Portuguesa de São Paulo é uma instituição com 165 anos de mercado e um dos principais hubs de saúde do país. Atualmente, está localizada em São Paulo (capital), com uma infraestrutura que conta com dois hospitais, uma rede de clínicas, medicina diagnóstica, educação e pesquisa. Além de sua atuação no setor privado, a BP é uma das instituições que compõe o Proadi-SUS - Programa de Apoio ao Desenvolvimento Institucional do Sistema Único de Saúde. O PROADI-SUS, foi criado em 2009 com o propósito de apoiar e aprimorar o SUS por meio de projetos de capacitação de recursos humanos, pesquisa, avaliação e incorporação de tecnologias, gestão e assistência especializada demandados pelo Ministério da Saúde. Hoje, o Proadi-SUS é composto por seis hospitais: Hospital Alemão Oswaldo Cruz, BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo, Hcor, Hospital Israelita Albert Einstein, Hospital Moinhos de Vento e Hospital Sírio-Libanês.
Os projetos acontecem em triênios e podem ser executados uma instituição apenas, por parte das instituições ou pelas seis instituições. Eles acontecem em âmbito nacional.
Sobre a RFP
Essa RFP é um convite para a sua empresa participar do processo concorrencial de prestação de serviços de Marketing e Comunicação para os cerca de 20 projetos relacionados ao Proadi-SUS e que são desenvolvidos e executados pela BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo, individualmente e/ou com parceiros, durante esse triênio (2024 a 2026).
Os proponentes deverão utilizar esta e qualquer outra informação fornecida em conjunto com ela, única e exclusivamente para responder a esta solicitação.
Confidencialidade
Todas as informações fornecidas neste documento (bem como em seus anexos) e ao longo do processo de RFP são confidenciais, ficando os proponentes obrigados a manter sigilo sobre elas.
Deverão também instruir seus funcionários, representantes e/ou prepostos quanto ao dever extensível aos mesmos, de guardar absoluta CONFIDENCIALIDADE dos dados e informações por eles manipuladas, assim como, deverá exercer rigoroso controle sobre as atividades de seus funcionários, representantes ou prepostos no sentido de evitar qualquer transgressão à CONFIDENCIALIDADE a que se obrigou.
Por sua vez, a BP se responsabilizará em não revelar qualquer dado ou informação recebida através dos proponentes, a nenhuma pessoa que não esteja envolvida na avaliação e decisão deste processo.
Cronograma
• Envio da RFP ao mercado: 05/07/2024
• Envio de dúvidas à BP: 24/07/2024
• Respostas da BP às dúvidas dos fornecedores: 26/07/2024
• Envio das propostas técnica e comercial (separadas): 29/07/2024
• Reuniões de alinhamento com os proponentes: 02/08/2024
• Envio da proposta final (técnica e comercial) atualizada: 07/08/2024
• Definição do fornecedor: 14/08/2028
• Análise e Cadastro de fornecedor 16/08/2024
• Contrato assinado: 30/08/2024
Ao longo do processo, caso surjam necessidades de alteração das datas divulgadas, a BP anunciará as mudanças de forma simultânea a todos os proponentes envolvidos.
Sobre o escopo da RFP
Os serviços de comunicação e marketing, incluem: o desenvolvimento de conceitos criativos para cada campanha brifada, de acordo com os guias de marca e restrições vigentes, desdobramento em peças de comunicação para atender a diferentes públicos em um mesmo projeto, finalização de materiais em formatos digitais.
De forma adicional, pode ser necessário a execução da comunicação em projetos específicos (impressões, distribuição de materiais etc.), uso de ações promocionais, construção de hotsites e landing pages, manuais etc. Nesses casos, os custos de produções e eventuais contratações adicionais serão considerados à parte, mediante três orçamentos de fornecedores e com a necessidade de aprovação.
Os projetos de comunicação e marketing foco dessa RFP estão distribuídos em cinco frentes de atuação: capacitação de recursos humanos; pesquisas de interesse público; estudos de avaliação e incorporação de tecnologias; desenvolvimento de técnicas e operação de gestão em serviços de saúde; e assistência especializada complementar.
Público
Usuários, Gestores e Profissionais de saúde (médicos, enfermeiros, psicólogos, fisioterapeutas, terapeutas ocupacionais e dentistas, entre outros) que atuam no Sistema Único de Saúde (SUS) e/ou que atuam na BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo (times de projetos).
Vale ressaltar que esses profissionais de saúde exercem sua profissão muitas vezes em áreas vulneráveis, com difícil acesso à internet e a tecnologia. Endossamos que pode ser necessário a este público abordagem via comunicação offline e/ou online nas campanhas.
Os projetos da BP – A Beneficência Portuguesa de São Paulo no Proadi-SUS demandam peças de comunicação e marketing para divulgação e sensibilização online e offline: redes sociais, cards para apps de comunicação, folheteria e papelaria, landing pages, conteúdos educacionais, material multimídia (produção e edição de vídeos, podcasts, lives) etc. Considerar 15 peças de comunicação por projeto ao longo do triênio, em média.
Contudo, alguns projetos têm demandas específicas de atração e engajamento de profissionais de saúde para capacitação via EAD utilizando a plataforma Moodle (ferramenta de cursos EAD utilizada pela BP) e atração e engajamento de serviços de saúde para os projetos nos variados níveis de atenção, da primária à especializada. Para estes, é esperado que a agência auxilie a BP no desenvolvimento de um plano de comunicação para datas específicas.
O resumo de cada projeto será enviado para consulta e maior entendimento da dinâmica.
Local
Os projetos e, consequentemente, as campanhas são de abrangência Nacional. Devem levar em consideração projetos que acontecem também em regiões afastadas de grandes capitais, com restrições tecnológicas e de conectividade.
Descrição dos serviços a serem prestados:
• Planejamento estratégico: ter visão 360 de marketing e comunicação para que possa nos apoiar com planos robustos para atingimentos das metas dos projetos. Considerar estratégias online e offline que se conectem com o público-alvo que desejamos atingir.
• Materiais gráficos: considerar a criação e produção de e-book, infográfico, banner, panfletos, woobler, card para whatsapp, materiais de ponto de venda e outros materiais visuais que possam surgir ao longo das ações dos projetos. Lembrando que projetos que demandam impressão, contratação de promotores etc serão sempre orçados como adicionais.
• Landing Page: recurso será usado, em sua grande parte, para divulgar mais informações sobre os cursos e/ou projetos do PROADI-SUS. Precisaremos da construção da identidade visual, escolha da plataforma para criação da LP, hospedagem dentro ou fora do site institucional da BP ou do Proadi-SUS, organização das mensagens e eventual criação da URL.
• E-mail MKT: construção de identidade visual, organização das mensagens e criação do HTML.
• Produção e edição de vídeos: captação de imagens, roteirização, gravação e edição de vídeos para divulgação dos projetos. Escopo com detalhes a ser passado conforme a necessidade e com aprovação de valores à parte.
• Webinar e Lives: acompanhamento e organização de lives e webinars. Considerar: escolha de plataforma e acompanhamento com as diretrizes do seu uso. Conduzir as webinar e lives de modo a estar apto para atuar com eventuais problemas técnicos que possam surgir. Gravação e edição do conteúdo caso haja necessidade. Acompanhamento ao vivo dos comentários e reações do público. Essas ações deverão ter seus valores apartados do fee, em preço-tabela previamente negociado para contratação esporádica.
• Produção de podcast: produção e edição de podcasts. Produção de roteiros e condução de gravações. Essas ações deverão ter seus valores apartados do fee, em preço-tabela previamente negociado para contratação esporádica.
• Gestão de Comunidades: ações de engajamento para comunidades, em especial para pacientes e/ou agentes de saúde. Essas ações deverão ter seus valores apartados do fee, em preço-tabela previamente negociado para contratação esporádica.
• Produção de Conteúdo e Texto: desenvolver a narrativa de conteúdos produzidos pelas equipes técnicas para uma linguagem publicitária mais adequada aos targets.
• Eventos: planejamento e criação de eventuais eventos. Essas ações deverão ter seus valores apartados do fee, em preço-tabela previamente negociado para contratação esporádica.
Documentação para Análise e Cadastro de Fornecedor
Envio da documentação para análise e cadastro de PJ, contendo: Rol de documentos:
Metodologia
Após o envio da proposta, um grupo multidisciplinar avaliará as propostas considerando os seguintes critérios:
1) Infraestrutura e capacidade de atuação em marketing 360° e planejamento estratégico
2) Experiência no mercado de saúde, educação ou correlatos
3) Complexidade dos trabalhos apresentados como cases
4) Estrutura proposta para atendimento às demandas
5) Valores propostos para atendimento às demandas
6) Situação da empresa a partir dos documentos enviados
Prazo do Contrato
Execução entre agosto de 2024 até dezembro de 2026.
Dúvidas
Dúvidas técnicas deverão ser reportadas conforme cronograma aos cuidados do Sr. Felipe Almeida Fares Menhem do Marketing para o e-mail: felipe.menhem@bp.org.br, com cópia para o Sr. Edgar Eusébio da Silva de Suprimentos no e-mail: edgar.silva@bp.org.br.
Todos os questionamentos e respostas serão consolidados e enviados para todos os proponentes.
A proposta técnica e comercial deverá ser encaminhada para aos cuidados do Sr. Edgar Eusébio para o e-mail: edgar.silva@bp.org.br.
Forma de pagamento
A BP realiza os pagamentos dos fornecedores e prestadores de serviços via depósito em conta ou transferência bancária, considerando três janelas fixas mensais conforme mencionado abaixo, com o prazo de pagamento mínimo (60 dias):
Código de Conduta
O Proponente declara para todos os fins de direito, que leu, anuiu e cumprirá integralmente todas as disposições do Código de Conduta da BP - A Beneficência Portuguesa de São Paulo, disponível no website (http://www.bp.org.br/institucional/codigo-de-conduta/).
O não envio das informações requeridas neste documento, ou o envio fora do prazo estipulado, implicará a desclassificação de sua empresa no processo.
Solicitamos que o proponente, no caso de opção pela não participação neste processo, manifeste-se formalmente e informe o que motivou tal decisão até 11/Jul/2024.
A participação neste processo de RFP não implica qualquer obrigação da BP para com o proponente.
A BP poderá cancelar em todo ou parcialmente o objetivo da RFP sem que caiba aos proponentes qualquer direito, vantagens ou indenizações a qualquer título.
Propriedade Intelectual
A BP e o Ministério da Saúde via PROADI-SUS são detentores dos direitos autorais sobre o conteúdo deste (devidamente registado) documento, tal conteúdo, na sua totalidade ou partes, não pode ser utilizado ou reproduzido sem a expressa autorização da BP.
Orientações Gerais
Qualquer alteração pretendida pelo proponente nos documentos integrantes desta RFP, deve ser comunicada em reunião conforme cronograma especificado neste documento e será considerada quando da análise dos proponentes.
Esta concorrência é intransferível e nenhuma indenização será devida aqueles que participarem da mesma, seja a que título for.
Quaisquer investimentos que a empresa tiver que realizar para participar da concorrência não serão, sob nenhuma hipótese, reembolsados pela BP.